La Dimona est une déclaration obligatoire que tout employeur en Belgique doit introduire avant l’entrée en service d’un travailleur. Cette déclaration immédiate est aussi essentielle pour la conformité légale de votre entreprise que pour une politique RH efficace. Avec Kelio, nous décryptons le fonctionnement de la déclaration Dimona et les avantages des outils numériques qui en simplifient fortement la gestion aujourd’hui.
- Définition et champ d’application de la Dimona
- Quelles sont l’origine et les objectifs de la Dimona?
- Quelles sont les obligations légales de l’employeur?
- Quels outils vous aident pour vos déclarations Dimona?
En quoi consiste la déclaration immédiate en ligne?
La Dimona (Déclaration IMmédiate / ONmiddellijke Aangifte) permet aux employeurs de déclarer l’entrée en service d’un collaborateur auprès de l’Office national de sécurité sociale (ONSS). Cette déclaration Dimona se fait en ligne, via le portail de l’ONSS. La Dimona est une obligation légale qui doit être remplie avant le début de l’occupation.
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Comment faire une déclaration Dimona?
Une entreprise peut introduire sa déclaration Dimona directement sur le portail de l’ONSS, via le registre du personnel. L’employeur s’identifie d’abord en tant qu’employeur, puis enregistre chaque début d’occupation au moyen d’un formulaire en ligne. Pour gagner du temps, vous pouvez aussi mandater un secrétariat social agréé ou utiliser un logiciel connecté à l’ONSS.
Quelles données la Dimona doit-elle contenir?
La déclaration immédiate est une procédure simple et rapide. Pour être valable, elle doit toutefois contenir des données complètes et correctes. Voici les mentions obligatoires:
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- Le numéro de registre national du travailleur.
- Le nom et le prénom du travailleur.
- Le statut ou le mode d’occupation du travailleur: ouvrier, étudiant, intérimaire, flexi-jobiste, etc.
- La date et l’heure de l’entrée en service.
- La date de fin lorsqu’elle est connue: contrat de courte durée, étudiant, extra, contrat journalier, etc.
- Les données de l’employeur et de l’unité d’établissement.
La Dimona est-elle obligatoire pour tous les travailleurs?
Toute personne liée à votre entreprise par un contrat de travail est soumise à l’obligation Dimona. Cela vaut donc pour les travailleurs sous contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, les étudiants, les flexi-jobistes et les intérimaires. Pour une déclaration Dimona étudiant, une seule déclaration mentionnant le nombre d’heures suffit. En revanche, vous ne devez pas faire de Dimona lorsque vous collaborez avec des indépendants, car ils ne sont en principe pas des travailleurs salariés.
Comment la Dimona est-elle née en Belgique?
Dans les années 90, la Belgique a mis en place un réseau informatique centralisé: la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Un instrument qui devait mettre fin aux registres papier décentralisés, beaucoup plus difficiles à contrôler.
C’est ainsi qu’est née en 1999 la déclaration immédiate en ligne: la Dimona. Depuis, le système évolue, porté par l’essor des technologies numériques et l’évolution du marché du travail. Aujourd’hui, la Dimona est notamment intégrée aux logiciels de paie et aux logiciels RH numériques de gestion du personnel.
Quels sont les objectifs de cette déclaration d’entrée en service?
La Dimona est devenue un pilier essentiel de la gestion de la sécurité sociale en Belgique. Elle répond à plusieurs objectifs de contrôle, de suivi et de transparence:
- Identifier les travailleurs.
- Formaliser le lien contractuel entre le travailleur et l’employeur.
- Lutter contre le travail au noir et le travail non déclaré.
- Contrôler la conformité légale des employeurs.
- Calculer correctement les cotisations sociales (ONSS).
- Accorder aux travailleurs leurs avantages sociaux.
- Alléger le volume de travail administratif.
- Disposer de données fiables pour le suivi de l’emploi en Belgique.
Quelles obligations et sanctions sont liées à la Dimona?
L’arrêté royal du 5 novembre 2002 oblige les employeurs du secteur privé et du secteur public à déclarer l’entrée en service de chaque travailleur. L’entreprise est en outre tenue de fournir les mentions légales requises et d’en garantir l’exactitude. La déclaration Dimona doit être faite avant l’entrée en service ou, au plus tard, au moment où celle-ci commence.
En cas d’infraction, l’employeur risque une amende, la perte d’avantages sociaux ou une révision des cotisations sociales. Occuper des travailleurs sans Dimona comporte en outre d’autres risques, surtout en cas d’accident du travail. L’inspection sociale effectue des contrôles ciblés à ce sujet, notamment au moyen de contrôles éclair.
Quel outil simplifie la gestion de vos déclarations Dimona?
En tant qu’employeur, vous pouvez déclarer l’occupation de vos travailleurs sur le portail de la sécurité sociale. Cela comporte toutefois parfois une certaine complexité, surtout en cas d’erreur ou de modification imprévue.
Pour introduire vos déclarations Dimona sans vous casser la tête, vous pouvez utiliser le module Kelio Dimona. Nous avons conçu un logiciel Dimona simple et efficace pour vous permettre de travailler plus rapidement et plus efficacement. Faites votre déclaration Dimona en ligne, directement depuis le logiciel Kelio. La déclaration s’inscrit dans un ensemble cohérent de processus RH qui utilisent des données communes, pour que tout se déroule de manière fluide.
Conforme au RGPD et au droit du travail belge, notre module renforce la légalité de votre gestion du personnel. Flexi-jobs, commissions paritaires ou horaires variables: l’outil tient compte de la réglementation en vigueur en Belgique. Centralisée dans un seul outil, chaque action liée à l’occupation est tracée de manière beaucoup plus fiable.
Avec Kelio Dimona:
- Vous envoyez votre déclaration Dimona en un temps record grâce aux données déjà présentes dans le logiciel.
- Vous corrigez facilement les déclarations erronées (Dimona Update) et vous annulez une déclaration en toute simplicité (Dimona Cancel).
- Vous générez des contrats journaliers liés aux prestations enregistrées.
- Vous faites facilement la Dimona flexi-job, la déclaration Dimona étudiant ou les déclarations pour les travailleurs à horaires variables.
- Vous évitez des amendes coûteuses grâce à une gestion automatisée et simplifiée de votre Dimona.
Des questions sur le module Dimona de Kelio? Demandez dès aujourd’hui votre démo personnalisée.
Où trouver plus d’informations?
Vous voulez tout savoir sur la déclaration Dimona, le cadre légal et vos obligations en tant qu’employeur? Consultez alors le site de la Sécurité sociale:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/dimona/general/about.htm
FAQ
La Dimona est-elle payante?
Non, la déclaration immédiate en ligne peut se faire gratuitement sur le portail de l’ONSS.
Comment remplir une déclaration Dimona?
Sur le portail en ligne de la Sécurité sociale, vous trouvez un formulaire à compléter. L’employeur y indique ses propres données, l’identité du travailleur, son numéro de registre national, la date et l’heure de l’entrée en service et le type de contrat. Vous validez ensuite la déclaration, vous l’envoyez par voie électronique et vous recevez un accusé de réception avec un numéro Dimona.
Quand faut-il faire une Dimona OUT (sortie de service)?
En principe, une Dimona OUT est obligatoire à la fin du contrat de travail. L’entreprise doit l’introduire au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin des prestations. Si vous avez déjà indiqué une date de fin dans votre Dimona IN, vous ne devez pas répéter l’opération.
Qu’est-ce qu’une Dimona IN et une Dimona OUT?
La Dimona IN correspond à la déclaration du début de l’occupation, tandis que la Dimona OUT confirme la fin de la prestation. Ces deux déclarations délimitent officiellement une période d’occupation déterminée et permettent un suivi de l’emploi au niveau national.
Que faire en cas d’erreur dans votre déclaration?
Vous devez modifier une déclaration immédiate en ligne? Intervenez alors rapidement pour éviter des complications administratives et d’éventuelles sanctions. Vous pouvez corriger (Update) ou annuler (Cancel) votre Dimona directement sur le portail de l’ONSS.
